Lo primero que debemos hacer si queremos ofrecer servicios en este rubro es darnos de alta en el Registro Nacional de Turismo (RNT). Se trata de un catálogo de prestadores de servicios turísticos y su principal función es la de conocer este mercado en nuestro país. Mediante el RNT las autoridades establecen canales de comunicación con las agencias para generar información pertinente para el mercado.
Al realizar este trámite federal de carácter obligatorio, que no tiene ningún costo, el prestador de servicios turísticos obtiene un certificado que avala su incorporación al registro. El plazo que otorga la autoridad para darse de alta es de 12 meses a partir de la entrada en operaciones. Es importante completar este trámite ya que las multas por no hacerlo van de los 500 a los 1500 días de salario mínimo e incluso se puede llegar a la clausura. La inscripción en el registro puede hacerse de manera presencial en las secretarías de turismo de cada uno de los estados o en línea a través de este enlace. Según la legislación vigente, los sujetos obligados a incorporarse al RNT son las agencias de viajes, arrendadoras de autos, balnearios, campos de golf, salvavidas, guía de turistas, operadoras de buceo y de aventura, parques temáticos, spas, tiempos compartidos, tour operadoras, transportes turísticos, empresas de alimentos y bebidas, de hospedaje y de vuelos aerostáticos.
Los requisitos son distintos para cada prestador de servicios, pero por ejemplo, una agencia de viajes tradicional con un domicilio físico necesita la escritura del lugar donde opera o un contrato, identificación oficial del dueño, comprobante de domicilio, RFC, acta constitutiva y licencia municipal. Es recomendable ponerse en contacto con las oficinas del RNT para verificar los requisitos en cada caso.
Algunos pasos a seguir
Iniciar nuestra propia agencia de viajes puede parecer complicado si no sabemos exactamente qué servicios y productos queremos ofrecer. Existen muchos tipos de agencias de viajes dependiendo del público y los destinos. Los productos y servicios no son los mismos para todos y existe demanda para todos los gustos y presupuestos. Así que te sugerimos una serie de pasos para darle forma a tu emprendimiento:
1. Define tu mercado
La globalización y las nuevas plataformas tecnológicas han permitido una gran diversificación del negocio del turismo. Es por eso que lo habitual hoy en día es que las agencias de viajes se especialicen en alguna temática, un destino o tipología del cliente. Entre estas categorías podemos encontrar ecoturismo, turismo cultural o turismo de sol y playa. En la medida en que nos especialicemos será más fácil dar seguimiento a nuestros productos y servicios y tener mayor control en el servicio y la experiencia del cliente.
2. Investiga y amplía tus conocimientos generales sobre la industria
Antes de iniciar una agencia de viajes es indispensable consultar todos los recursos a nuestra disposición para tener algunos conocimientos generales sobre la industria del turismo. Un ejemplo de esto son las descripciones en el sistema de clasificación de estrellas de los hoteles, así como los tipos de planes de alojamiento y conceptos relacionados que incluyen: plan europeo, plan todo incluido, ocupación doble, triple, precio por persona, etcétera. También es necesario tener una buena idea de la geografía de los lugares y destinos que pretendemos promocionar. Saber qué tipos de servicios e infraestructura tienen nuestros destinos nos ayudará a ofrecer una experiencia personalizada a nuestros clientes y por tanto agregar valor a nuestros servicios.
3. Aprende códigos y alfabetos
Para agilizar la comunicación y evitar errores tipográficos, la industria turística se vale de un alfabeto que deberás aprender si quieres que tu agencia sea eficiente en los procesos de reservación. Se trata del alfabeto aeronáutico, que consta de una serie de palabras inequívocas que denotan las letras del abecedario cuando es necesario deletrear una palabra. Fue ideado en 1944 para superar la dificultad de transmitir sonidos vía telefónica o radio y hasta la fecha sigue siendo una manera muy efectiva de deletrear palabras con un margen mínimo de error:
A (Alfa) B (Bravo) C (Coca) D (Delta) E (Echo) F (Foxtrot) G (Golfo) H (Hotel) I (India) J (Julieta) K (Kilo) L (Lima) M (Metro) N (Nectar) O (Oscar) P (Papa) Q (Quebec) R (Romeo) S (Sierra) T (Tango) U (Unión) V (Victor) W (Whiskey) X (Extra) Y (Yankee) Z (Zulu)
En cuanto a otros códigos, un ejemplo claro son las siglas de los aeropuertos alrededor del mundo, que se componen de tres letras que abrevian el nombre de la ciudad o el aeropuerto. Si bien es difícil conocer los códigos de todos los aeropuertos en el planeta, es recomendable aprenderse por lo menos los principales aeropuertos de cada continente. Nunca se sabe cuando un aeropuerto pueda cerrar debido a condiciones climáticas u otro contratiempo, en cuyo caso habría que ofrecer alternativas de manera rápida a nuestros clientes. Del mismo modo, un boleto de avión contiene un código alfanumérico que describe diferentes conceptos como clase, temporada, fecha de despegue, política de cancelación, restricciones de reservación y muchos otros. Existen varios recursos en línea donde se pueden consultar estos códigos. Entre más información tengamos sobre estos códigos, mayor será la personalización y transparencia que podamos ofrecer en nuestros productos y servicios.
4. Investiga sobre visas, pasaportes, vacunas y seguros
En viajes internacionales es necesario estar al tanto de las legislaciones migratorias de cada país y de las restricciones que pueda haber a raíz de alguna coyuntura, como en el caso de la pandemia actual por el coronavirus. Para ingresar a ciertos países es necesario contar con visa o algún permiso especial, como es el caso de Estados Unidos y Canadá, respectivamente. Por otro lado, para ciertos países de África y Asia será obligatorio aplicarse una o varias vacunas antes de viajar. De cualquier modo, contar con un seguro de gastos médicos es indispensable para los viajeros, en especial en el contexto de la pandemia por COVID-19. Otros seguros pueden agregarse dependiendo de los servicios ofrecidos, como en el caso de la renta de un auto. La idea es ofrecer tranquilidad a nuestros clientes para que su experiencia sea placentera y sin contratiempos. Los seguros son productos que pueden agregar mucho valor a nuestros servicios si conocemos todas sus opciones y posibilidades.
5. Unifica tus productos
Lo ideal es contar con un sistema o plataforma que nos permita acceder a productos y servicios de una manera sencilla y de preferencia en un solo lugar. Para esto Internet es un aliado imprescindible y gracias a los avances tecnológicos hoy podemos utilizar plataformas como OBTec para distribuir productos y servicios turísticos con un amplio margen de personalización y ganancia.
6. Ahorra en gastos
Para tener tu agencia de viajes no es necesario contar con un local o un lugar físico para operar. Una buena conexión a Internet, un sitio web y una línea telefónica es todo lo que necesitas para atender a tus clientes. Solo debes tener en cuenta que tu sitio debe ser atractivo y de fácil navegación. Si en algún momento necesitaras un espacio físico para atender a tus clientes, hay opciones de oficinas virtuales en las que pagas un espacio con todas las amenidades por unas cuantas horas. En todo caso, es una buena idea, en el contexto de la actual pandemia, fomentar el uso de videoconferencias para estar en contacto con tus clientes.
7. Acompaña a tus viajeros en todo momento
Mantener la comunicación con tus clientes es clave para asegurar que su experiencia de viaje ocurra sin contratiempos y al final queden satisfechos con el servicio. La idea es que decidan volver a viajar con tu agencia y no con otra. Del mismo modo, las recomendaciones de boca en boca son una buena publicidad y la única forma en la que esto ocurra es ofreciendo un servicio excepcional con acompañamiento en todo momento. Para lograr esto la plataforma OBTec cuenta con un sistema de atención 24/7 con el que podrás resolver cualquier eventualidad por la que atraviesen tus viajeros.