Los viajes de familiarización o fam trips, como se les conoce en inglés, son una poderosa herramienta para promocionar destinos turísticos. La mecánica consiste en ofrecer servicios y viajes con gran descuento o gratuitos a agentes que luego pueden ofrecer esos mismos productos a sus clientes. El propósito es que los agentes de viajes tengan toda la experiencia de primera mano de un destino y que eso les permita comunicar de una manera más precisa y efectiva todo lo que éste tiene que ofrecer a potenciales viajeros. Para los agentes de viajes un fam trip es una excelente oportunidad de hacer crecer el negocio, no solo porque representa una mínima inversión y permite salir un poco de la rutina, sino que también permite conocer a otras personas y empresas involucradas en la industria, con las cuales se podría hacer mancuerna para lograr mayores beneficios. A continuación te presentamos algunos tips para que sacarle el máximo provecho a tu fam trip.
1. Llega puntual a la cita para iniciar el viaje
Si se define un punto de reunión para luego iniciar el viaje, haz todo lo posible por llegar unos 15 minutos antes. Esto te dará tiempo no solo de acomodar tu equipaje sino también de establecer un primer contacto con los compañeros agentes que irán contigo en el viaje. Si llegas tarde lo más seguro es que los demás no tendrán una buena impresión de ti y será más difícil entablar una relación que pueda llegar a convertirse en un negocio.
2. Lleva tus tarjetas de presentación
Este punto va de la mano con el anterior. Asegúrate de que tus compañeros saben quién eres y cuál es tu agencia de viajes. Entrégales tus tarjetas de presentación e intercambia si ellos también tienen. Además de ser una buena cortesía, una tarjeta bien diseñada puede dejar una impresión duradera y positiva.
3. Pon atención en las charlas y explicaciones
Escuchar a los guías o a los anfitriones en un fam trip es de vital importancia ya que puede haber detalles de los destinos que no se perciben a simple vista. Incluso la historia de un lugar puede tener un atractivo para potenciales clientes. Anécdotas sobre la construcción de un hotel o sobre los esfuerzos para cuidar el medio ambiente alrededor de un destino podrían ser la diferencia entre vender o no un viaje. Asegúrate de tomar notas y de ser posible, grabar en audio o video estas charlas.
4. Participa de manera activa en las dinámicas
Como parte del fam trip es posible que los organizadores hayan dispuesto algunas actividades grupales como voleibol de playa o alguna visita al casino para jugar cartas. Es importante formar parte de estas actividades porque son parte de lo que el destino tiene que ofrecer a los visitantes y porque tendrás una experiencia de primera mano de cosas que probablemente no habías hecho antes. Esto reforzará tu seguridad a la hora de describir y ofrecer productos a tus clientes. También es importante porque en este punto podrás conocer mejor a otros compañeros agentes y tendrás mayor confianza a la hora de proponer o aceptar alguna oportunidad de negocio.
5. Adáptate a las decisiones y planes del operador
Es posible que en algún momento del viaje no te sientas confortable con algunas de las disposiciones de los organizadores, como la agenda de actividades, los horarios o el acomodo de las habitaciones. Sin embargo, es importante adaptarte a estas medidas porque se trata de una experiencia que el operador ha diseñado como modelo para los visitantes. No esperes un trato preferencial ni te muestres tan exigente, simplemente disfruta la experiencia y anota esos detalles que no te parecieron óptimos para luego ofrecerlos a manera de retroalimentación o como referencia para tus clientes. Esto te evitará conflictos y que tus compañeros agentes te perciban como una persona inflexible tanto en lo personal como en lo profesional.
6. Anota todo lo relacionado con los proveedores
Asegúrate de recabar información sobre todos los proveedores involucrados en el viaje, desde empresas de transporte hasta los caterings que se sirven en los vestíbulos del hotel. Con ello podrás tener una base de datos que te permitirá evaluar si el mismo servicio se encuentra disponible en otros destinos y así tener una idea de la calidad de la experiencia que un cliente puede esperar.
7. Toma fotografías y videos para tus redes sociales
Una parte importante del fam trip, además de tener una experiencia de primera mano, es dar a conocer los destinos a través de las redes sociales de los agentes invitados. Asegúrate de llevar al menos un teléfono con una buena cámara o idealmente una cámara de lentes intercambiables para que puedas captar de mejor manera los espacios, ambientes, actividades y detalles que no solo hablarán bien del destino sino de tu agencia en la medida en que puedas lograr una visión única, cercana y personal para tus clientes.
8. Realiza todas las preguntas necesarias
No tengas miedo de preguntar algo que parece obvio. A veces en esos detalles se esconden cuestiones importantes que los clientes querrán saber, como el tiempo límite del check out o si existe alguna caja de seguridad para que los invitados puedan guardar objetos de valor. También es vital despejar todas las dudas que puedan surgir durante las charlas o explicaciones del operador. Se trata de detalles que pueden ser definitivos a la hora de cerrar o no una venta.
9. Agradece la oportunidad de participar en el viaje
Hazle saber al operador que estás agradecido por tener esta oportunidad, después de todo un fam trip es una inversión cuyo retorno es incierto y el éxito de esa inversión depende de la disposición de los agentes. Mostrar tu gratitud hará que el operador sienta que su inversión no fue en vano y seguramente te tomarán en cuenta para próximos viajes.
10. Sistematiza tu experiencia y compártela con tus clientes
Una vez que estés de regreso, recaba todas las notas, grabaciones, fotos y videos, y ordénalos en una carpeta con el nombre del destino. Tener todos tus archivos en orden te permitirá mantener un mejor recuerdo de la experiencia y podrás elaborar productos de comunicación y publicitarios de una manera más eficiente.